Asistente De Dirección

En PACADAR buscamos incorporar en nuestras oficinas centrales en Madrid un/a Asistente de Dirección & Office Manager, para dar soporte a Dirección General y a diferentes áreas de la compañía, así como coordinar determinadas tareas vinculadas al funcionamiento diario de nuestras oficinas.

Buscamos una persona organizada, resolutiva y con capacidad para gestionar diferentes prioridades, que disfrute facilitando el día a día de los equipos y asegurando que las cosas sucedan.

¿Cuál será tu misión?

Dar soporte administrativo y organizativo a Dirección General y a otras Direcciones de la compañía, asegurando la correcta coordinación de agendas, reuniones, viajes, documentación y gestiones internas.

• Asistencia y soporte a Dirección
• Dar soporte administrativo y organizativo al CEO y Direcciones de la Compañía.
• Gestionar y coordinar agendas, reuniones, viajes, comunicaciones, escritos y documentación.
• Organizar reuniones, Comités, Consejos y otros encuentros, coordinando convocatorias, salas, documentación y necesidades logísticas.
• Gestionar y realizar seguimiento de documentación, comunicaciones y circuitos internos de información.
• Atender y canalizar llamadas y comunicaciones dirigidas a Dirección.
• Dar respuesta a otras necesidades administrativas y organizativas.
• Gestión de viajes, gastos y administración
• Gestionar de forma integral los viajes del Grupo (nacionales e internacionales), en coordinación con la agencia de viajes.
• Registrar y realizar seguimiento de viajes, costes y documentación asociada en el sistema interno de gestión.
• Mantener actualizada la información y controles periódicos relativos a viajes y desplazamientos.
• Revisar y tramitar facturas relacionadas con viajes, hoteles, burofax y otros servicios.
• Preparar y realizar seguimiento de las liquidaciones mensuales de gastos de Dirección.
• Office Management y Servicios Generales
• Coordinar las necesidades administrativas y operativas necesarias para el correcto funcionamiento de las oficinas y Servicios Generales del Grupo.
• Gestionar telefonía, equipos informáticos y otros recursos, canalizando las solicitudes a través de las herramientas corporativas.
• Coordinar salas, espacios, plazas de aparcamiento y otros recursos necesarios para reuniones y actividad de Dirección.
• Gestionar incidencias y solicitudes internas relacionadas con el funcionamiento de la oficina.
• Gestionar burofax, mensajería y otras comunicaciones certificadas requeridas por las distintas áreas.
• Experiencia previa en posiciones de Asistente de Dirección, Executive Assistant, Office Manager o similares.
• Buen nivel de organización y capacidad para trabajar con diferentes interlocutores y prioridades.
• Autonomía, proactividad, asertividad, y capacidad de resolución.
• Discreción y confidencialidad en el tratamiento de información.
• Buen manejo de herramientas de Microsoft Office.
• Capacidad de comunicación y orientación al servicio interno.

Valoraremos especialmente perfiles acostumbrados a trabajar en entornos dinámicos y con contacto habitual con diferentes áreas de una organización.

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