Sobre el puesto
En PACADAR buscamos incorporar en nuestras oficinas centrales en Madrid un/a Asistente de Dirección & Office Manager, para dar soporte a Dirección General y a diferentes áreas de la compañía, así como coordinar determinadas tareas vinculadas al funcionamiento diario de nuestras oficinas. Buscamos una persona organizada, resolutiva y con capacidad para gestionar diferentes prioridades, que disfrute facilitando el día a día de los equipos y asegurando que las cosas sucedan.
¿Cuál será tu misión?
Dar soporte administrativo y organizativo a Dirección General y a otras Direcciones de la compañía, asegurando la correcta coordinación de agendas, reuniones, viajes, documentación y gestiones internas. - Asistencia y soporte a Dirección * Dar soporte administrativo y organizativo al CEO y Direcciones de la Compañía. * Gestionar y coordinar agendas, reuniones, viajes, comunicaciones, escritos y documentación. * Organizar reuniones, Comités, Consejos y otros encuentros, coordinando convocatorias, salas, documentación y necesidades logísticas. * Gestionar y realizar seguimiento de documentación, comunicaciones y circuitos internos de información. * Atender y canalizar llamadas y comunicaciones dirigidas a Dirección. * Dar respuesta a otras necesidades administrativas y organizativas. - Gestión de viajes, gastos y administración * Gestionar de forma integral los viajes del Grupo (nacionales e internacionales), en coordinación con la agencia de viajes. * Registrar y realizar seguimiento de viajes, costes y documentación asociada en el sistema interno de gestión. * Mantener actualizada la información y controles periódicos relativos a viajes y desplazamientos. * Revisar y tramitar facturas relacionadas con viajes, hoteles, burofax y otros servicios. * Preparar y realizar seguimiento de las liquidaciones mensuales de gastos de Dirección. - Office Management y Servicios Generales * Coordinar las necesidades administrativas y operativas necesarias para el correcto funcionamiento de las oficinas y Servicios Generales del Grupo. * Gestionar telefonía, equipos informáticos y otros recursos, canalizando las solicitudes a través de las herramientas corporativas. * Coordinar salas, espacios, plazas de aparcamiento y otros recursos necesarios para reuniones y actividad de Dirección. * Gestionar incidencias y solicitudes internas relacionadas con el funcionamiento de la oficina. * Gestionar burofax, mensajería y otras comunicaciones certificadas requeridas por las distintas áreas. * Experiencia previa en posiciones de Asistente de Dirección, Executive Assistant, Office Manager o similares. * Buen nivel de organización y capacidad para trabajar con diferentes interlocutores y prioridades. * Autonomía, proactividad, asertividad, y capacidad de resolución. * Discreción y confidencialidad en el tratamiento de información. * Buen manejo de herramientas de Microsoft Office. * Capacidad de comunicación y orientación al servicio interno.
Valoraremos especialmente perfiles acostumbrados a trabajar en entornos dinámicos y con contacto habitual con diferentes áreas de una organización.